Gute Meetingvorbereitung ist halbe Sitzungszeit
In der heutigen Geschäftswelt sind Meetings leider immer noch oft der Nährboden für Frustration und Zeitverschwendung. Mitarbeitende entschuldigen sich und kommen erst gar nicht, eine Stimme dominiert den Raum, und die Ergebnisse bleiben auf der Strecke. Doch was passiert, wenn wir Meetings anders führen könnten? In diesem Blogartikel stelle ich eine innovative Form des Meeting-Leitfadens vor, die genau dieses Problem angeht und Meetings in produktive, effiziente und ergebnisorientierte Veranstaltungen verwandelt.
Kostenfrei für Klimaorganisationen (bald auch für alle anderen Organisationen verfügbar)
1. Rollen festlegen:
★ Wer moderiert das Meeting zielführend?
★ Wer sorgt dafür, die wesentlichen Entscheidungen des Meetings sauber festzuhalten?
Die Moderation eines Meetings sollte nicht gleichzeitig die Teamleitung sein. Dies sollte sich auch im Meeting auf ihre Führungs- und Leitungsthemen konzentrieren können.
Die Moderatorin oder der Moderator sorgt dafür, den roten Faden im Gespräch zu wahren, die Teilnehmenden auf den richtigen Agendapunkt hinzuweisen und sicherzustellen, dass jede:r mit Fragen, Meinungen und Einwänden einbringen kann.
Das Logbuch ist soziokratisches Element und ist das "policy manual" oder das Protokoll von allen wesentlichen Entscheidungen. Es ist quasi das Destillat des generellen Protokolls. Der oder die Logbuchführer:in hat bei jedem Meeting einen Überblick zu bereits getroffenen Entscheidungen. Damit wird vermieden, dass Entscheidungen doppelt oder dreifach getroffen werden, wenn sich niemand mehr daran erinnert.
2. Themensammlung & Zeitmanagement:
Die Moderation bereiten das Meeting mit der Teamleitung vor, mit einem
klaren Ziel und gewünschtem Resultat für das Meeting:
★ Sind offene Agendapunkte vom letzten Meeting im kommenden Meeting relevant?
★ Was sind die relevanten Themen aus Sicht der Leitung und die der anderen Teilnehmenden?
★ Legt fest, wie ihr die Themensammlung zur Vorbereitung macht. Die Kategorisierung in Info, Meinung, Konsent, To Do, sowie die benötigte Zeit sollte ebenso direkt mitgeliefert werden.
★ Zeitmanagement: Unterschätzt dabei nicht, die benötigte Zeit, wenn ihr in Meinungsrunden und Konsent-Entscheidungen alle hören wollt.
★ Infrastruktur vorbereiten: Können alle die Agenda und Mitschrift sehen? (z.B. via Beamer)
3. Agendapunkte kategorisieren:
Die Agendapunkte werden jetzt mit einer Überschrift, einer kurzen Erklärung und/oder einem
ausformulierten Vorschlag aufbereitet und einer der folgenden Kategorien zugeordnet:
Hilfreich dabei ist es auch, die Stufen der Beteiligung zu beachten und klar zu formulieren, was du von den anderen Teilnehmenden brauchst oder willst:
4. Meeting Template
Dieses Meeting-Template hilft die Agenda zu strukturieren und euren Besprechungen eine klare Struktur zu geben:
5. Agenda aussenden & individuelle Vorbereitung:
Nun gilt es, die Agenda an alle Teilnehmenden auszusenden, damit sich jede:r auf das
Meeting vorbereiten kann. Im besten Fall sind die Agendapunkte bereits vorformuliert, das erspart euch im Meeting Zeit.
6. Tipps für das Meeting durchführen
Mit einer guten Agenda ist es viel einfacher ein zielführendes Meeting durchzuführen. Mit der Vielfalt von Entscheidungsmethoden wird es noch wirkungsvoller und abwechslungsreicher. Hier noch einen Einblick in die Vielfalt von Entscheidungen:
Das Basisprinzip der Soziokratie lautet: "Der Konsent regiert die Beschlussfassung". Was viele verstehen: alle Entscheidungen werden im Konsent getroffen. Das ist nicht so. Ihr entscheidet lediglich im Konsent, welche Entscheidungsmethode für welches Thema das richtige ist. Das macht einen wesentlichen Unterschied.
Hier gebe ich dir einen Überblick über die verschiedenen Entscheidungsmethoden:
Konsent bedeutet
1. Gut genug für jetzt - das heißt, es gibt ein Datum, bis zu dem eine Entscheidung gültig ist und dann wieder auf die Agenda für die Evaluierung kommt.
2. Sicher genug, um auszuprobieren - das heißt, es ist vielleicht nicht die perfekte Lösung, aber mit bestem Wissen, Gewissen und schneller Umsetzungskraft wird kein Schaden angerichtet.
3. Es führt uns in Richtung des gemeinsamen Zieles - das wir bei jeder Entschiedung vorab ausmachen, damit wir wissen, was wir eigentlich bewirken wollen.
Du kennst die Entscheidungsmethode des Konsent noch nicht?
Schau dir dieses Erklärvideo an und beginne damit, persönliche Entscheidungen im Konsent zu treffen.
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Ich hoffe, dieser Artikel hat dir wertvolle Einblicke in die Welt der soziokratischen Meetings gegeben und dich inspiriert, deine eigenen Meetings zu optimieren. Wenn du neugierig geworden bist und den Wunsch verspürst, diese innovativen Ansätze in deinen eigenen Versammlungen umzusetzen, ermutige ich dich dazu, den ersten Schritt zu wagen. Beginne damit, Meetings besser vorzubereiten, achte auf die richtige Moderation und fördere eine offene Kommunikation. Es liegt in deiner Hand, Meetings effektiver und ergebnisorientierter zu gestalten. Starte deine Reise zu effizienteren, ergebnisorientierten und zufriedenstellenden Meetings!
Wenn du weitere Unterstützung wünschst oder vertiefende Einblicke in soziokratische Meetings suchst, stehe ich gerne zur Verfügung, um dich auf diesem spannenden Weg zu begleiten. Ich biete die Moderationen solcher Meetings in Organisationen an und gestalte Workshops, um dir und deinem Team die transformative Kraft dieser Methode näherzubringen.
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